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Text File  |  1993-05-11  |  8KB  |  143 lines
  1. A Change to Open Systems Improves Communication for a Statewide Court
  2. Administration System
  3.  
  4. Utah Administrative Office of Courts Case Study
  5.  
  6. "Increased response time has drastically reduced the amount of time it
  7. takes to process court cases, while the change to an open systems
  8. environment has created the potential for future expansion of the courts
  9. administrative system."
  10.  
  11. The Utah Administrative Office of Courts services all the adult courts
  12. in the State of Utah. With a growing population of over 2 million
  13. residents, the existing system of minicomputers and workstations was
  14. unable to accommodate the increased demands placed upon it. More
  15. efficient data communication between the individual courts was desired,
  16. as well as greater access to the court by public and other government
  17. agencies. By 1990, it became apparent that significant computer
  18. enhancements were required. The change to an open system was also begun
  19. at this time to enable the eventual implementation of a statewide
  20. client/server environment.
  21.    Hewlett-Packard designed a system that will eventually connect 44
  22. regionally-located PC LANs to 14 regional UNIX(R) data servers. The new
  23. system has already reduced total maintenance by 50%. Increased response
  24. time has drastically reduced the amount of time it takes to process
  25. court cases, while the change to an open systems environment has created
  26. the potential for future expansion of the courts administrative system.
  27.  
  28. Background
  29. The Utah Administrative Office of Courts (AOC) services all of the adult
  30. courts in the State of Utah. Prior to 1985 there were no automated
  31. systems in use. The courts relied on contracted services from nearby
  32. city or county offices. In 1985, an aggressive plan to automate the
  33. court system was put into effect. The result was a statewide system for
  34. collecting basic caseload statistics consisting of 44 minicomputers (one
  35. per court) linked by an X.25 network. Each minicomputer was connected to
  36. a number of workstations, ranging from 4 to 150.
  37.  
  38. Time for a change
  39. The system was intended to provide greater public access to the courts,
  40. and interface electronically with the computer systems of several
  41. government entities. These included:
  42. o Statewide Warrant System
  43. o Drivers License Reporting
  44. o Traffic
  45. o Criminal History Reporting
  46. o Salt Lake City Parking/Small Claims System
  47.    With a growing population of over 2 million residents, AOC's existing
  48. system was unable to accommodate the increased demands placed upon it.
  49. Although the minicomputers were linked, the procedures for obtaining
  50. data from remote sites were so complicated that only a few highly
  51. trained specialists could carry them out. As a result, gathering data
  52. was an inefficient process, and a simple request for information could
  53. take days to complete. Often, the information collected about case flow
  54. and composition was not readily available when significant decisions
  55. needed to be made. It was as if each court kept a separate system of
  56. information, not connected in any way to the others.
  57.    In addition, there were continuing problems with unacceptable down
  58. time, difficulty in obtaining replacement parts, high software costs,
  59. and poor performance in general.
  60.    More efficient data communication between the individual courts was
  61. desired, as well as greater access to the court by public as well as
  62. other government and private organizations. The cost to upgrade and meet
  63. the growing demand using the existing strategy of proprietary systems
  64. became unacceptable, and by 1990 it was apparent that significant
  65. computer enhancements were required. The decision was made to replace
  66. the existing eight hundred workstations with PCs, and to migrate to a
  67. UNIX-based open system. This would eventually allow implementation of a
  68. statewide client/server environment.
  69.  
  70. Choosing an open systems partner
  71. To begin the process of change, an independent survey of the courts was
  72. commissioned. Focus groups made up of members of the community, media,
  73. and private industry were formed to express their needs and concerns for
  74. more information from the court systems. Based on this input, the
  75. Judicial Council put together a Data Processing Master Plan with
  76. recommendations for AOC's future information technology investments. The
  77. Council presented this to the Standing Committee on Information,
  78. Automation and Records. The following criteria for a viable solution
  79. were developed:
  80. o ability to operate in a distributed, statewide environment
  81. o client/server architecture with UNIX data servers
  82. o ability to reduce data processing costs and staffing requirements
  83. o price/performance
  84. o noise level (PCs only)
  85.    The unusual requirement for quiet operation was important because
  86. many of the PCs would be used in courtroom situations.
  87.    AOC carefully reviewed competitive bids from various hardware
  88. suppliers. Three separate requests for bid were issued, one each for:
  89. o networking, consulting, and hardware
  90. o UNIX data servers
  91. o PCs.
  92.    Hewlett-Packard won all three bids. In the networking area, HP's
  93. selection was due to its strong service capabilities and ability to
  94. provide all the necessary hubs, routers, and bridges. Price was key in
  95. the UNIX server bid, where HP was able to offer the best
  96. price/performance on the market. The HP Vectra PCs were the quietest
  97. contenders, and were competitively priced. HP's solid experience in open
  98. systems played an overall role in the decision, as did HP's stability
  99. and reputation for quality.
  100.  
  101. Making the change to a client/server environment
  102. In addition to providing hardware, Hewlett-Packard worked with AOC in a
  103. consulting capacity to design a client/server system that will
  104. eventually connect 44 sites to 14 regional UNIX-based servers containing
  105. court information in an Informix relational database. The clients are HP
  106. Vectra PCs running DOS/Windows-based applications. They operate in
  107. Novell Netware local area networks (LANs) varying in size from 5 to 200
  108. PCs. The LANs are linked to HP 9000 UNIX data servers via an EtherNet
  109. network comprised of HP hubs, routers and bridges.
  110.  
  111. Supporting future expansion
  112. Today the Utah Administrative Office of Courts is able to easily share
  113. information with the public, as well as other government and private
  114. organizations. There are currently over 750 users, along with 10 outside
  115. agencies and departments.
  116.    The new system is still in the process of deployment, but it has
  117. already reduced total maintenance by 50%, while improving productivity
  118. by significantly reducing computer response time. The response time
  119. improvement alone will drastically reduce the amount of time it takes to
  120. process court cases.
  121.    The change to an open systems environment has created new
  122. opportunities to use other technologies in the future such as touch
  123. screen, imaging, multimedia, and EDI. The successful migration to
  124. Hewlett-Packard hardware and software will support future demands upon,
  125. and the expansion of, the AOC system.
  126.  
  127. UNIX is a registered trademark of UNIX System Laboratories Inc. in the
  128. U.S.A. and other countries.
  129.  
  130. Technical information in this document is subject to change without
  131. notice.
  132.  
  133. (c)  Copyright Hewlett-Packard Company 1993  All Rights Reserved.
  134. Reproduction, adaptation, or translation without prior written
  135. permission is prohibited except as allowed under the copyright laws.
  136.  
  137. Printed in USA M0293
  138. 5091-6826E
  139.  
  140. Associated files:  50916826.DOC
  141. A Change to Open Systems Improves Communication for a Statewide Court
  142. Administration System, Utah Administrative Office of Courts Case Study
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